Como migrar do RD Station pro AdSales·Hub

A primeira ligação que a gente recebe sobre migração do RD Station quase sempre começa igual: o financeiro abriu o boleto do mês, viu R$ 1.800 (Marketing Pro + RD CRM + Conversas, com algum add-on de SMS ou WhatsApp), fez a conta de quanto isso dá em 12 meses, e mandou o time encontrar alternativa até sexta. Honestamente, é uma conversa difícil — porque o RD funciona, o time já decorou onde clica, e ninguém quer parar a operação no meio do trimestre. Só que a planilha não fecha mais.

A boa notícia é que migração de plataforma de marketing/CRM em 2026 não é mais o terror que era em 2018. Os dados estão estruturados, as APIs do Meta e do WhatsApp Cloud API estão estáveis, e as ferramentas de autenticação de domínio (SPF, DKIM, DMARC) viraram commodity. O que ainda trava é processo: gente que tenta migrar tudo num fim de semana, esquece de avisar o time de vendas, pausa as campanhas erradas e perde 3 dias de lead. Este guia é exatamente sobre como não fazer isso.

A operação típica que descrevemos aqui é a de uma PME ou agência com 10 a 50 funcionários, ticket médio entre R$ 1.500 e R$ 15.000, alguns milhares de contatos no RD e meia dúzia de fluxos de e-mail rodando. Para uma operação de cursos com 8.000 contatos e 4 fluxos, a migração completa rodou em 5 dias úteis. Para uma agência com 22 clientes B2B, foi cliente por cliente, em 3 semanas. Para um e-commerce com 80k de base e automação de carrinho abandonado de 12 etapas, foram 18 dias com apoio do nosso time de onboarding. Calibre a expectativa.

Por que migrar — e quando NÃO migrar

Migração só faz sentido quando o ganho é claro e mensurável. Os três motivos honestos que ouvimos com mais frequência: o pacote completo do RD passou de R$ 1.500/mês e a operação não cresceu na mesma proporção; o time começou a rodar tráfego pago internamente e o RD não tem isso (você acaba pagando RD e Meta Business + alguma planilha pra cruzar); ou existe a necessidade de atribuição 1:1 entre o anúncio rodado e a venda fechada, o que exige que CRM e ads vivam dentro da mesma plataforma.

Agora a parte impopular: existem cenários em que migrar é uma má ideia — pelo menos por enquanto. Se você tem fluxos de automação de e-mail com 50 ou mais etapas, lógica condicional aninhada e segmentação por score comportamental que levou 18 meses pra calibrar, refazer isso em uma semana é receita pra desastre. Se o seu time tem alguém que vive dentro do RD há três anos, conhece todos os atalhos e sua produtividade dependa daquela interface específica, prepare onboarding sério antes da troca. E se o uso é puramente e-mail marketing transacional de altíssimo volume (mais de 500k envios/mês), o RD ainda tem uma maturidade de entregabilidade que vale o preço — pelo menos enquanto você não precisar de mais nada.

Para todos os outros casos — que é a esmagadora maioria — a planilha fecha. Vamos pro plano.

Plano de migração em 7 dias

A regra de ouro: nada do RD é desligado até o dia 30 do paralelo. Os 7 dias abaixo são pra deixar o AdSales·Hub operacional, não pra descomissionar o RD. Isso reduz a ansiedade do time, dá margem pra ajustar entregabilidade, e te permite voltar atrás em qualquer ponto sem perder lead.

Dia 1 — Export limpo do RD Station

Comece pelo export, sempre. É a coisa mais chata e a mais importante, porque define a qualidade de tudo que vem depois. No painel do RD, vá em Configurações → Exportações e dispare três jobs em paralelo: contatos, oportunidades (pelo RD CRM) e listas/segmentações. O RD entrega os arquivos por e-mail em 20-40 minutos, dependendo do tamanho da base. Para bases acima de 50k contatos, o export quebra em múltiplos CSVs — junte tudo num arquivo só antes de importar, senão você vai duplicar contato.

Fluxos de automação e templates de e-mail são o ponto de dor: o RD não tem export por API pública pra automações, então você vai tirar print de cada fluxo (ou exportar como PDF via "imprimir página" do navegador) e copiar o HTML/texto de cada e-mail manualmente. Olha, o que costuma travar nessa etapa é descobrir que metade dos fluxos documentados estão pausados há meses e ninguém lembrava. Aproveite e faça uma faxina — só migre o que de fato roda.

• Contatos: CSV completo com todos os campos customizados, tags, opt-in status e origem (postRD export). Confira que o campo de e-mail está limpo e único.
• Oportunidades (RD CRM API v2): exporta com etapa atual, valor, dono, data de criação e produtos vinculados. Cuidado com formatação BRL no campo de valor — vira string em alguns exports.
• Fluxos de e-mail: screenshot + HTML de cada e-mail. Anote os gatilhos e condições à mão num documento.
• Landing pages: baixe o HTML público (view-source) e tire screenshot. Vamos refazer no editor do AdSales·Hub — não dá pra portar 1:1 porque o tema do RD é proprietário.
• Tags e segmentações: exporta como CSV. Use isso pra recriar segmentos dinâmicos depois.
• Relatórios de campanha (últimos 90 dias): aberturas, cliques, conversões. Não vai migrar — é histórico pra consulta.

Dia 2 — Setup do workspace AdSales·Hub e import de contatos

Aqui você cria o workspace, conecta o domínio próprio (CNAME apontando pra app.adsaleshub.com.br), define o accent color e o logo do workspace, e cadastra o time com os papéis corretos (Admin, Gestor, Vendedor, Media Buyer, Visualizador). Não tente importar contato antes de ter os usuários cadastrados, senão a coluna de "dono do contato" vai cair toda no admin que importou e dá retrabalho.

Pro import dos contatos, o jeito limpo é via API. Se você tem 8k contatos no CSV, quebre em arquivos de até 2.000 e dispare contra POST /api/v1/contacts/bulk com o token do workspace. Se preferir interface, o drag-and-drop também aguenta CSVs grandes, mas mostra progresso em tempo real, o que ajuda a detectar problemas de encoding (UTF-8 com BOM é o vilão clássico — abra o CSV no VS Code e confira). O endpoint retorna um relatório com created, updated e skipped, mais a lista de linhas que falharam por validação. Reprocesse só as linhas com erro, nunca o CSV inteiro de novo, ou vai duplicar.

• Conexão de domínio (CNAME) e configuração de subdomínio pra LPs.
• Cadastro de usuários e atribuição de papel — Vendedor não vê billing, Media Buyer não vê pipeline alheio.
• Mapeamento de campos customizados: mesmos tipos do RD (texto, número, data, select, multi-select, telefone).
• Import via POST /api/v1/contacts/bulk em lotes de 2.000 ou via interface drag-and-drop.
• Validação pós-import: contagem total bate? Tags vieram corretas? Opt-in status preservado?

Dia 3 — Funis, oportunidades e regras básicas de pipeline

Antes de importar oportunidades, recrie o funil (ou os funis — tem gente que tem três). O AdSales·Hub vem com 5 templates prontos (B2B SaaS, Imobiliária, Educação, Serviços, E-commerce de alto ticket), mas você quase sempre vai customizar. Defina o nome de cada etapa exatamente igual ao RD — facilita o de/para no CSV de oportunidades.

O import de oportunidades via POST /api/v1/deals/bulk faz match automático com contatos já existentes pelo e-mail. Se o e-mail estiver vazio (acontece em oportunidades antigas vinculadas a empresa, não pessoa), o sistema cria a oportunidade sem contato vinculado e te entrega uma fila de revisão. Resolva isso na mesma semana, senão o vendedor liga pro lead e descobre que não sabe quem é.

• Recrie funis com mesma nomenclatura de etapa do RD pra preservar comparabilidade de relatório.
• Import de oportunidades via API ou CSV — match automático por e-mail.
• Configure automações básicas: criar atividade ao entrar em etapa, follow-up em 48h sem resposta, lembrete de fechamento próximo do due date.
• Defina motivos de perda (mesma lista do RD) pra preservar histórico de churn analysis.

Dia 4 — E-mail marketing, autenticação de domínio e templates

Esse é o dia que mais derruba migração. E-mail só funciona bem com SPF, DKIM e DMARC corretos no DNS — se você só copiar os templates e mandar, a entregabilidade despenca, o time acha que o AdSales·Hub é ruim, e a migração vira drama político. O fluxo certo é: conecte o domínio de envio (recomendamos Resend pela simplicidade do setup), publique os 3 registros no DNS (Cloudflare ou onde for), espere a propagação (até 24h), e só então dispare o primeiro e-mail — pra uma lista quente de teste, com 50-100 contatos, não pra base inteira.

O DMARC merece um cuidado extra: comece com p=none (monitora mas não bloqueia), acompanhe os relatórios por uma semana, vai pra p=quarantine e depois p=reject. Se você já tinha DMARC configurado pelo RD, copie o valor existente — não crie um novo do zero, ou vai sobrescrever o DKIM antigo e quebrar envios em paralelo. Recrie templates no editor visual ou cole HTML direto. Sequências de boas-vindas, nutrição e re-engajamento ficam em uma aba só, com gatilhos de tag, comportamento ou data.

• Conexão de domínio de envio via Resend (ou SMTP customizado): publica SPF, DKIM e DMARC.
• Aquecimento progressivo: comece com 200 envios/dia, dobra a cada 3 dias até atingir o volume normal.
• Recriação de templates de e-mail (visual ou HTML colado).
• Sequências automáticas: boas-vindas, nutrição, abandono de carrinho, re-engajamento de inativos.

Dia 5 — Landing pages, formulários e captura de UTM

LPs são refeitas, ponto. Não tente exportar o HTML do RD e colar — o tema é proprietário, os scripts apontam pro tracker do RD, e você vai herdar bug sem nem saber. O editor drag-and-drop tem templates por nicho que cobrem 80% dos casos comuns. Pra LPs com personalização pesada, suba via HTML custom (suportamos no plano Crescimento e Escala) e configure os formulários pelo painel.

Os formulários do AdSales·Hub capturam UTM automaticamente (source, medium, campaign, content, term) e jogam direto no campo de origem do contato — você não precisa configurar nada pra isso funcionar. Lead que entra por LP cai direto no funil correto se você definiu o mapeamento de formulário → funil. Para domínios das LPs antigas, ou aponte o CNAME pro novo, ou crie um redirect 301 da LP antiga pra nova. Não deixe LP morta no ar — Google indexa e você acaba com tráfego caindo em página 404 daqui a dois meses.

• Recriação das LPs principais (top 5 em conversão) no editor.
• Configuração de formulários com mapeamento campo-a-campo e atribuição automática a funil.
• Apontamento de domínio (CNAME) ou redirect 301 das LPs antigas.
• Pixel Meta + Google Tag Manager + GA4 instalados no header das LPs.

Dia 6 — Conexão de canais (Meta, WhatsApp, Google, telefonia)

Todas as integrações de plataforma rodam por OAuth de 1 clique, com exceção do WhatsApp Cloud API e do motor de voz IA, que pedem token e número provisionado. Para o Meta, autorize a conta de anúncio (não a conta pessoal — erro clássico) e o Pixel correto. A Meta Conversions API é configurada server-side no AdSales·Hub, sem tag pra colar — você só seleciona qual Pixel vai receber os eventos e o sistema cuida de deduplicação entre browser e server (campo event_id compartilhado).

Pro WhatsApp Cloud API, se você já tinha número aprovado pelo RD Conversas, vai precisar fazer o "número release" pelo BSP do RD e reapropriar pelo Meta Business Manager — processo que leva 2-5 dias úteis e exige acesso de admin no Business Manager. Programe isso com antecedência. Se for número novo, o cadastro é direto, demora algumas horas pra aprovação do display name.

• Meta Marketing API + Pixel + Conversions API (OAuth, 1 clique).
• Google Ads (OAuth) e Google Analytics 4 (Measurement Protocol).
• WhatsApp Cloud API: liberação do número antigo pelo BSP do RD ou cadastro novo via Meta Business Manager.
• Telefonia: provisionamento de DID brasileiro (+55) pra SDR de voz IA.
• Importação de campos de público customizado do Meta (lookalikes, retargeting de carrinho).

Dia 7 — Cutover, comunicação interna e go-live controlado

Cutover não é "pausa o RD e liga o AdSales·Hub". É um processo de 4-6 horas, normalmente numa terça ou quarta de manhã (nunca sexta, nunca véspera de feriado), com o time avisado por escrito. A sequência: aponte os domínios finais (LPs e e-mail), ative as campanhas novas no Meta apontando pras novas LPs, pause as campanhas antigas no Meta (não delete — pause), e mande um e-mail interno pro time avisando que a partir das 14h os leads novos vão aparecer no AdSales·Hub.

Mantenha o RD ativo por mais 30 dias. Sério. Você vai precisar consultar histórico de e-mail, talvez recuperar um template, validar uma conversão antiga. Cancele só depois do paralelo completo — e antes de cancelar, reconfirme que o boleto não vai gerar mais um ciclo, que é a pegadinha clássica do contrato anual do RD.

Validação pós go-live — checklist humanizado dos 7 primeiros dias

Os primeiros 7 dias depois do go-live são pra observar. Não toque em mais nada estrutural; só monitore. A verdade é que ninguém migra sem pelo menos 1 vendedor reclamando que "sumiu um lead" (na maioria das vezes, foi pra outro funil correto). Tenha paciência e checklist na mão.

• Lead novo de Meta Ads chega ao funil correto, com UTM completo, em menos de 2 minutos.
• Atribuição UTM aparece visível no detalhe do contato (não escondida em campo customizado).
• Sequência de boas-vindas dispara no horário esperado e não cai em SPAM (testa com Gmail, Outlook e iCloud — os três).
• WhatsApp recebe mensagem com template aprovado pela Meta, e a resposta cai na caixa de conversas correta.
• Push notification chega no celular do vendedor responsável quando lead novo entra.
• Atividade automática (ligar, e-mail, follow-up) está sendo criada no momento certo.
• ROAS reportado no dashboard do AdSales·Hub bate com o Events Manager do Meta (variação esperada de 5-15% por causa da janela de atribuição).
• Nenhum lead caiu em "sem dono" por mais de 1 hora — se caiu, ajuste regra de distribuição.

Os 3 erros mais comuns na migração — e como evitar

A gente já viu essa história se repetir vezes suficientes pra mapear os três erros que mais derrubam projeto de migração. Anote, evite, e poupe duas semanas de retrabalho.

1. Migrar tudo de uma vez, sem paralelo. O time acha que vai economizar tempo cancelando o RD na sexta e ligando o AdSales·Hub na segunda. Resultado: na terça falta um campo customizado que ninguém mapeou, na quarta um vendedor diz que perdeu 12 oportunidades, e na quinta o financeiro descobre que o boleto do RD ainda vai vir porque tem multa contratual de cancelamento. Sempre rode 30 dias em paralelo, com pelo menos uma campanha completa migrada, e só desligue o RD com tudo validado.

2. Subestimar o setup de entregabilidade de e-mail.Configurar SPF, DKIM e DMARC no DNS parece técnico, e o time freelancer que cuida do site "faz quando der". Aí você dispara o primeiro e-mail pra base inteira, cai 40% em SPAM, e o time decide voltar pro RD "porque chegava melhor". Reserve 1 dia útil só pra autenticação de domínio. Use ferramentas como mxtoolbox.com pra validar, e faça aquecimento progressivo (200 envios/dia, dobrando a cada 3 dias) por 2 semanas antes de mandar campanha grande.

3. Ignorar o ICP e os campos customizados estratégicos. O RD muitas vezes tem 40+ campos customizados acumulados em 4 anos de uso, e metade ninguém mais usa. Mas alguns são fundamentais (MRR, segmento, score de qualificação) e definem como o time vende. Se você migrar todos sem critério, vira lixo; se migrar de menos, perde contexto. Faça uma reunião de 1 hora com o líder de vendas antes do Dia 2 pra mapear quais campos são realmente usados nas decisões.

Custo real da migração (pessoa, plataforma, paralelo)

Dinheiro: a migração tem três componentes de custo que ninguém coloca na planilha do diretor financeiro, e depois reclama. Vamos ser honestos sobre eles.

Pessoa interna. Você precisa de uma pessoa do time (não terceirizada — alguém que vive a operação) dedicando 4 a 6 horas por dia durante os 7 dias da migração ativa. Custo de oportunidade médio: R$ 4.500 a R$ 7.500 considerando salário + encargos. Pode ser o gestor de marketing, head de RevOps ou até o CEO da PME — alguém que decida sem pedir aprovação a cada gotcha que aparecer.

Plataforma em paralelo. 30 dias rodando RD + AdSales·Hub significa pagar duas plataformas no mesmo mês. RD (R$ 1.000-1.800) + AdSales·Hub (a partir de R$ 290 na cesta Operação, com trial de 14 dias do AdSales·Hub que cobre metade do paralelo). Custo extra do mês de transição: R$ 800 a R$ 1.500. A partir do segundo mês, você só paga AdSales·Hub e a economia mensal cobre o paralelo em 1-2 meses.

Multa contratual do RD. Se você está em contrato anual com 6+ meses pela frente, leia a cláusula de rescisão. Em alguns casos vale rodar até o fim do ciclo (em paralelo) e migrar de fato no aniversário do contrato. Em outros, a economia mensal já paga a multa em 3 meses. Não chute — peça a 2ª via do contrato e calcule.

Perguntas frequentes